Dashboard Manajemen File
Pusat standarisasi aset digital PT DUMAY BERKAH UTAMA.
๐ Kepatuhan Penamaan
Meningkat 15% sejak migrasi dimulai.
๐ Total Folder Utama
Struktur scalable untuk 5-10 tahun ke depan.
โจ AI Naming Assistant
Minta AI membuatkan nama file standar untuk Anda.
Statistik Efisiensi
๐ก Tips Cepat
- ๐ Gunakan format ISO 8601 (YYYY-MM-DD) agar file urut kronologis.
- ๐ซ Jangan gunakan spasi atau karakter spesial (!@#$%^&*).
- ๐ Gunakan Folder 05 untuk semua proyek aktif klien.
โจ AI Assistant Hub
Dukungan cerdas untuk klasifikasi dan penamaan otomatis.
โจ Rekomendasi Folder
Jelaskan isi dokumen, AI akan menyarankan folder yang tepat.
โจ Smart Name Converter
Ubah nama file berantakan menjadi format standar perusahaan.
Struktur & Template Folder
Klik folder untuk detail SOP atau gunakan template untuk membuat struktur baru.
๐ Template Struktur Folder (Quick Generation)
Struktur Proyek Klien
Wajib digunakan untuk setiap sub-folder di dalam 05_CLIENT_PROJECTS.
- ๐ 01_OFFERING
- ๐ 02_EXECUTION
- ๐ 03_ASSETS
- ๐ 04_FINAL_OUTPUT
- ๐ 05_ADMIN_&_REPORT
Struktur Divisi Baru
Standar awal folder untuk departemen baru di pilar 02.
- ๐ 01_STRATEGY_&_PLAN
- ๐ 02_INTERNAL_POLICIES
- ๐ 03_DAILY_REPORTS
- ๐ 99_ARCHIVE
Kampanye Marketing
Struktur untuk kampanye promosi dan branding di folder 03.
- ๐ 01_BRIEF_&_STRATEGY
- ๐ 02_CONTENT_PLAN
- ๐ 03_DESIGN_ASSETS
- ๐ 04_PUBLISHED_CONTENT
- ๐ 05_ANALYTICS_&_REPORT
Event & Workshop
Pengelolaan acara, seminar, atau training eksternal.
- ๐ 01_PLANNING_&_CONCEPT
- ๐ 02_REGISTRATION_&_ATTENDEES
- ๐ 03_MATERIALS_&_HANDOUT
- ๐ 04_DOCUMENTATION
- ๐ 05_POST_EVENT_REPORT
Vendor & Partnership
Struktur untuk vendor baru atau partner di folder 07.
- ๐ 01_COMPANY_PROFILE
- ๐ 02_CONTRACT_&_AGREEMENT
- ๐ 03_PURCHASE_ORDERS
- ๐ 04_INVOICES_&_PAYMENT
- ๐ 05_CORRESPONDENCE
Program Training
Pengelolaan training internal karyawan di folder 08.
- ๐ 01_CURRICULUM_&_MODULE
- ๐ 02_TRAINING_MATERIALS
- ๐ 03_ATTENDANCE_&_SCORE
- ๐ 04_CERTIFICATES
- ๐ 05_EVALUATION_&_FEEDBACK
Naming Wizard (Otomatis)
Pilih template dokumen atau buat penamaan kustom sesuai standar PT DUMAY.
Konfigurasi Penamaan
๐ Kenapa harus standar?
Nama file yang seragam memudahkan sistem pencarian mengindeks data. Tanpa spasi dan karakter khusus, data PT DUMAY akan aman saat berpindah antar sistem operasi (Windows ke Mac/Linux) dan server Cloud.
Access Control Matrix
Pengelolaan hak akses berbasis peran untuk keamanan data.
| Folder Pilar | Tingkat Akses | Keterangan |
|---|---|---|
| 00 & 01 (Legal/Finance) | HIGHLY RESTRICTED | Direksi & Manager Terkait Saja |
| 05 (Client Projects) | RESTRICTED | Tim Proyek Terkait |
| 02, 03, 04 (Internal) | INTERNAL | Seluruh Karyawan Internal |
Daily Operations & Workflow
Panduan langkah-langkah rutin untuk operasi sehari-hari.
Menerima File Baru
Prosedur upload dan kategorisasi
- 1. Tentukan folder pilar (00-10)
- 2. Gunakan Naming Wizard untuk format
- 3. Periksa duplikasi sebelum upload
- 4. Simpan di sub-folder yang sesuai
Update Dokumen
Versioning dan revisi
- 1. Buka file versi terbaru
- 2. Lakukan perubahan yang diperlukan
- 3. Naikkan versi (v1โv2 atau FINAL)
- 4. Simpan dengan nama baru
Arsip Proyek
Proyek selesai ke folder arsip
- 1. Pastikan semua deliverables lengkap
- 2. Pindahkan ke folder 99_Archive
- 3. Update log proyek selesai
- 4. Informasikan tim terkait
โก Best Practices Harian
Backup Rutin
Lakukan backup otomatis setiap akhir hari kerja ke cloud storage.
Review Mingguan
Cek folder TEMP dan hapus file sementara setiap Jumat.
Konsistensi Penamaan
Gunakan Naming Wizard untuk semua file baru tanpa kecuali.
Kolaborasi Tim
Komunikasikan perubahan besar kepada tim melalui email atau chat.
Search Strategy & Tips
Teknik pencarian efektif untuk menemukan file dengan cepat.
๐ Teknik Pencarian Windows
Cari berdasarkan Tanggal
datemodified:2026-01-30
Temukan file yang dimodifikasi pada tanggal tertentu
Cari berdasarkan Kode
FIN_*
Semua file Finance dengan prefix FIN_
Cari berdasarkan Tipe
type:.pdf
Filter hanya file PDF
โก Quick Filters
File Baru (7 hari terakhir)
datemodified:thisweek
File FINAL saja
*_FINAL*
Invoice 2026
FIN_Invoice*2026*
๐ก Tips Pencarian Cepat
- โข Aktifkan Windows Search Indexing untuk folder PT DUMAY agar pencarian lebih cepat
- โข Gunakan format penamaan standar agar keyword search lebih akurat
- โข Bookmark folder yang sering diakses di File Explorer untuk akses instant
- โข Gunakan kombinasi filter untuk
pencarian yang lebih spesifik (contoh:
FIN_* datemodified:thismonth)
FAQ & Support
Jawaban untuk pertanyaan yang sering diajukan.
Q: Bagaimana cara mengubah nama file yang sudah ada?
A: Rename file secara manual di File Explorer, atau gunakan Smart Name Converter di AI Hub untuk mendapat saran nama baru sesuai standar.
Q: File saya tidak muncul di pencarian, kenapa?
A: Pastikan folder sudah dimasukkan ke dalam Windows Search Indexing. Buka Settings โ Search โ Searching Windows โ Advanced Search Indexer Settings, tambahkan folder PT DUMAY.
Q: Bolehkah menggunakan spasi dalam nama file?
A: TIDAK. Gunakan hyphen (-) atau underscore (_) sebagai pengganti spasi. Spasi dapat menyebabkan masalah kompatibilitas dengan sistem lain.
Q: Siapa yang memiliki akses ke folder Finance (01)?
A: Hanya Direksi dan Finance Manager. Lihat tabel Access Control untuk detailnya.
Q: Apakah wajib menggunakan AI Assistant?
A: Tidak wajib, namun sangat direkomendasikan untuk efisiensi. Anda tetap bisa menggunakan Naming Wizard manual jika lebih nyaman.
Q: Bagaimana cara membuat struktur folder untuk proyek baru?
A: Gunakan Template Struktur Folder di halaman "Folder Structure Map". Klik tombol "Salin Daftar Folder" lalu paste di File Explorer.
Q: File terlalu besar untuk di-upload, apa solusinya?
A: Untuk file > 100MB (terutama video dan raw footage), kompres terlebih dahulu atau gunakan shared link cloud storage, simpan link-nya sebagai .txt di folder terkait.
Q: Berapa lama file disimpan dalam folder Archive (99)?
A: Proyek selesai akan disimpan selama 3 tahun di Archive. Setelah itu, akan dievaluasi untuk pemindahan ke cold storage atau penghapusan permanen.
๐ Butuh Bantuan Lebih Lanjut?
Tim IT Support kami siap membantu Anda 24/7.
it.support@dumay.co.id
Phone Extension
085156263754